BAŞVURU SAHİBİ:

Serkan Sağ. Hizm. Kimya ve Med. San. Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Çorum İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/433112 İhale Kayıt Numaralı “2021 Yılı Puan Karşılığı Hormon Analizör Kiti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Çorum İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 28.09.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2021 Yılı Puan Karşılığı Hormon Analizör Kiti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Serkan Sağ. Hizm. Kimya ve Med. San. Tic. A.Ş.nin 18.11.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.11.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.12.2020 tarih ve 54133 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1902 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, itirazen şikayete konu ihalede teklif ettikleri cihazlara ilişkin demonstrasyon yapılacağının bildirildiği, ihaleye teklif verdikleri tarihten sonra distribütör firma kaynaklı ve halen devam eden sorunlardan dolayı cihaz temininin gerçekleştirilemediği ve demonstrasyon davetine icabet edilemediği, buna rağmen ihalenin kendi üzerlerinde bırakıldığının bildirildiği, söz konusu durumun mevzuata uygun olmadığı, ihale dokümanı incelendiğinde İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde “…İhale Komisyonu teklif değerlendirme aşamasında demonstrasyon isteyebilir. Demonstrasyon teklifi uygun görülen 1.en avantajlı firmadan başlamak üzere yapılacak olup, demonstrasyon ile ilgili her türlü gider, zarar-ziyan ve oluşabilecek hasar ve kazalardan firma sorumlu olacaktır. Demonstrasyon, Komisyonun belirlemiş olduğu süre ve yerde yapılacaktır.” düzenlemesinin, Teknik Şartname’de ise “C.15. Gerek görüldüğü takdirde ihale uhdesinde kalan firmadan en geç 7 (yedi) gün içerisinde teklif ettiği cihaz(ların) şartnameye uygunluğu ve sonuç tekrarlanabilirliği ve doğruluğu açısından demonstrasyon istenecektir. Demonstrasyon için CLSI EP15 protokolü uygulanacaktır. Demonstrasyon yeri hastanemiz merkezi laboratuvarıdır. Demonstrasyon çalışmasının maliyeti firmaya aittir. Demonstrasyon heyetinin raporu olumlu olduğu takdirde sözleşme imzalanacak olup, firma demonstrasyon davetine icabet etmez veya demonstrasyon raporu olumsuz olarak verilirse ihale dışı kalacaktır.” düzenlemesinin bulunduğu, dolayısıyla ihale dokümanında yer alan maddeler gereğince tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 2021 YILI PUAN KARŞILIĞI HORMON ANALİZÖR KİTİ ALIMI

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü: 1 KALEM PUAN KARŞILIĞI HORMON ANALİZÖR KİTİ ALIMI. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Erol Olçok Eğitim ve Araştırma Hastanesi Laboratuvarı

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6.1- Kitlerin ve cihazların tıbbi ve teknik özelliklerinin görülebileceği orijinal gerekli tüm teknik dokümanlar teklifle beraber verilecektir.

2-Firmalar teklif ettikleri kit ve cihazın Menşei’leri hakkında bilgi verip, belgelendireceklerdir. Kitlerin hangi prensiple çalıştığını, kaç test'lik ambalajlarda olduğunu ve üretici firma isimlerini açık olarak belirteceklerdir.

3-Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi: Firmalar şartname maddelerine ayrı ayrı ve Türkçe olarak şartnamedeki sıraya göre cevap vereceklerdir. Bu cevaplar “.....marka.......model.....cihazı ve kitleri teklifimizin Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi” başlığı altında teklif veren firmanın başlıklı kağıdına yazılmış ve yetkili kişi tarafından imzalanmış olmalıdır. Bu cevaplar orijinal dokümanları ile karşılaştırıldığında herhangi bir farklılık bulunursa firma ihale dışı bırakılacaktır. Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi hazırlamayan ve şartnamede istenilen teknik özellikleri sağlamayan firma teklifleri reddedilecektir.

4-İstekliler Sözleşme süresi içinde bitmeyen kitler için, 31.03.2021 tarihine kadar cihazların hastanemizde kalacağını belirten belgeyi teklif dosyasında sunacaklardır.

5-Teklif edilen cihazların sözleşme süresi sonunda 10 (on) yaşını geçmemiş olduğunu, yaşını, imalat tarihini ve seri numarasını gösteren belge teklif dosyasında sunulacaktır. Ancak teklif edilen cihazların sıfır cihaz olması durumunda cihazın yaşı, imalat tarihi ve seri numarasının belirtilmesine gerek olmayıp, teklif edilen cihazın sıfır cihaz olduğuna dair belge teklif dosyasında sunulacaktır.

6-İhale Komisyonu teklif değerlendirme aşamasında demonstrasyon isteyebilir. Demonstrasyon teklifi uygun görülen 1.en avantajlı firmadan başlamak üzere yapılacak olup, demonstrasyon ile ilgili her türlü gider, zarar-ziyan ve oluşabilecek hasar ve kazalardan firma sorumlu olacaktır. Demonstrasyon, Komisyonun belirlemiş olduğu süre ve yerde yapılacaktır.

7-Söz konusu belgeleri teklifle birlikte sunmayan firmaların teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Kit İle Birlikte Verilecek Cihazın Teknik Özellikleri” başlıklı bölümünde “C.15. Gerek görüldüğü takdirde ihale uhdesinde kalan firmadan en geç 7 (yedi) gün içerisinde teklif ettiği cihaz(ların) şartnameye uygunluğu ve sonuç tekrarlanabilirliği ve doğruluğu açısından demonstrasyon istenecektir. Demonstrasyon için CLSI EP15 protokolü uygulanacaktır. Demonstrasyon yeri hastanemiz merkezi laboratuvarıdır. Demonstrasyon çalışmasının maliyeti firmaya aittir. Demonstrasyon heyetinin raporu olumlu olduğu takdirde sözleşme imzalanacak olup, firma demonstrasyon davetine icabet etmez veya demonstrasyon raporu olumsuz olarak verilirse ihale dışı kalacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “H. Tekliflerin Hazırlanması” başlıklı bölümünde “…H.2 Firmalar şartname maddelerine ayrı ayrı ve Türkçe olarak şartnamedeki sıraya göre cevap vereceklerdir. Bu cevaplar marka model cihazı ve kiti teklifimizin teknik şartnameye uygunluk belgesi” başlığı altında teklif veren firmanın başlıklı kağıdına yazılmış ve yetkili kişi tarafından imzalanmış olmalıdır. Bu cevaplar cihaz ve kitlerin orijinal dokümanları ile karşılaştırıldığında herhangi bir farklılık bulunursa firma ihale dışı bırakılacaktır.

H.3. Teklifleri değerlendirme komisyonu gerekli gördüğü hallerde demonstrasyon isteyebilir.

H.4. Cihaz ve kitlerle ilgili tüm teknik dokümanlar teklifle birlikte verilecektir.

…

H.7. Şartnameye uygunluk belgesi hazırlamayan ve şartnamedeki istenen teknik özellikleri sağlamayan firmaların teklifleri reddedilecektir.

H.8. Bu şartnamede belirtilmeyen hükümler konusunda idari şartname hükümleri geçerlidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İşe ait İdari Şartname ve Teknik Şartname düzenlemelerinden, bahse konu ihalede isteklilerin, teklif edilen cihazın teknik bilgilerinin yer aldığı tüm dokümanlar ile teknik şartnameye uygunluk belgesinin teklif dosyası kapsamında sunmaları gerektiği, söz konusu ihalede teklif edilen cihazın Teknik Şartname’de öngörülen kriterleri sağlayıp sağlamadığına yönelik değerlendirmelerin katalog ile Teknik Şartnameye cevapları içeren belgeler üzerinden yapılacağı, ayrıca idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında gerek görülmesi durumunda demonstrasyon uygulaması yapılabileceği anlaşılmıştır.

28.09.2020 tarihinde yapılan ihalede 6 adet ihale dokümanı edinildiği ve söz konusu ihaleye 4 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi Serkan Sağ. Hizm. Kim. ve Med. San. Tic. A.Ş.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, diğer üç isteklinin teklifinin ise teklif tutarlarının yaklaşık maliyetin üzerinde bulunması sebebiyle uygun bulunmadığı görülmüştür.

Başvuru sahibi istekli tarafından Çorum İl Sağlık Müdürlüğü’ne hitaben yazılan 28.09.2020 tarihli ve “Demo talebi hk” konulu yazıda “28.09.2020 tarihinde yapılan 2020/433112 İKN numaralı ihaleye firmamız da istekli olarak katılmış ve yapılan ilk değerlendirmelere göre firmamız 1. avantajlı olarak görünmektedir ve ihale şartnamesi gereği demoya davet edilecektir. Bu konuda firmamız ihale dosyasında belirttiği gibi Siemens marka Atellica IM1600 cihazlarını sıfır (kullanılmamış) cihaz olarak teklif etmiştir ve ilgili cihazları yurtdışından ithal edecektir. Ancak tüm dünya gibi ülkemizin de içinde bulunduğu pandemi sürecinin etkileri doğrultusunda cihazların yurtdışından ithal edilmeleri ve gümrük işlemleri pandemi nedeniyle uzamaktadır. İçinde bulunduğumuz bu salgın sürecindeki olağan dışı etkileri de göz önünde bulundurarak demo süremizin en az 30 gün belirlenmesini talep etmekteyiz.” ifadelerine,

Başvuru sahibinin anılan talep dilekçesi hakkında idare tarafından verilen cevap yazısında ise “…firmasının teklif etmiş olduğu sıfır cihazı ithal edecek olduğuna ve pandemi sürecinde cihazın tedarikinin gecikebileceğine dair ilgili dilekçesi incelenmiş olup, ihalenin iş başlangıç tarihinin 01.01.2021 olması da dikkate alındığında eğer yasal olarak kamu ihale kanunu uygun ve idari olarak bir mani gözükmüyorsa demonstrasyon tarihi 02.11.2020 olarak belirlenmiştir.” ifadelerine,

İdare tarafından başvuru sahibi istekliye gönderilen 01.10.2020 tarihli ve 212 sayılı “Demonstrasyon Yapılması” konulu yazıda “28/09/2020 tarihinde yapılan 2020/433112 İKN’li “2021 YILI PUAN KARŞILIĞI HORMON ANALİZÖR KİTİ ALIMI” ihalesine teklif etmiş olduğunuz Hormon Analizör Cihaz Kiti Alımı demonstrasyonu 02/11/2020 tarihinde yapılması hususunda…” ifadelerine,

Bunu müteakiben alınan 06.11.2020 tarihli kararda ise “…İhale Teknik Şartname’nin “C.15. Gerek görüldüğü takdirde ihale uhdesinde kalan firmadan en geç 7 (yedi) gün içerisinde teklif ettiği cihaz(ların) şartnameye uygunluğu ve sonuç tekrarlanabilirliği ve doğruluğu açısından demonstrasyon istenecektir. Demonstrasyon için CLSI EP15 protokolü uygulanacaktır. Demonstrasyon yeri hastanemiz merkezi laboratuvarıdır. Demonstrasyon çalışmasının maliyeti firmaya aittir. Demonstrasyon heyetinin raporu olumlu olduğu takdirde sözleşme imzalanacak olup, firma demonstrasyon davetine icabet etmez veya demonstrasyon raporu olumsuz olarak verilirse ihale dışı kalacaktır.” maddesi ve Teknik Şartname’nin “H.3. Teklifleri değerlendirme komisyonu gerekli gördüğü hallerde demonstrasyon isteyebilir.” maddesi ihale komisyonundaki teknik üyelerce değerlendirilmiştir. Demonstrasyon Teknik Şartname’nin C.15 ve H.3 maddelerinde değerlendirildiğinde tamamen teknik üyelerin isteğine bağlı olduğu gözükmektedir. Ayrıca, Covit-19 süreciyle değerlendirildiğinde demonstrasyon dar bir alanda çok fazla kişinin aynı ortamda olması Covit-19 la mücadele sürecini aksatabileceği ve teknik personelin de bu hastalığa yakalanma riskini taşıdığından ve cihazların kataloglarındaki veriler değerlendirildiğinde Teknik Şartname’deki belirtilen hususları açıkça karşıladığı görülmektedir. Bu sebeplerden dolayı demonstrasyona ihtiyaç duyulmamıştır.” ifadelerine yer verildiği anlaşılmaktadır.

İdarece 01.10.2020 tarihli yazı yazılarak başvuru sahibi isteklinin teklif ettiği ürünlere ilişkin olarak 02.11.2020 tarihinde demonstrasyon yapılacağının tebliğ edildiği, başvuru sahibi tarafından demonstrasyon davetine icabet edilmediği, daha sonra idarece demonstrasyon işleminden vazgeçildiği, 06.11.2020 tarihli kararda, somut şartlar altında söz konusu işlemin yapılmasına gerek bulunmadığının ve cihazların kataloglarındaki veriler değerlendirildiğinde Teknik Şartname’deki belirtilen hususları açıkça karşıladığının görüldüğü ifade edildiği anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin “Kit İle Birlikte Verilecek Cihazın Teknik Özellikleri” başlıklı bölümünde “C.15. …Demonstrasyon heyetinin raporu olumlu olduğu takdirde sözleşme imzalanacak olup, firma demonstrasyon davetine icabet etmez veya demonstrasyon raporu olumsuz olarak verilirse ihale dışı kalacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı, başvuru sahibi isteklinin söz konusu tarihte (02.11.2020) demonstrasyon davetine icabet etmemesi nedeniyle Teknik Şartname’nin C.15’inci maddesinde yer verilen düzenleme gereğince teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken idarece alınan 06.11.2020 tarihli kararda demonstrasyona ihtiyaç duyulmadığının, söz konusu işlemden vazgeçildiğinin belirtildiği ve anılan isteklinin değerlendirme dışı bırakılmayarak ihalenin üzerinde bırakılmasına karar verildiği, anılan durumun ihale dokümanında yer verilen düzenlemeye aykırı bulunduğu anlaşılmıştır. Bu itibarla, başvuru sahibinin anılan iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Serkan Sağ. Hizm. Kim. ve Med. San. Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.