TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:     

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ali Kemal AKKOÇ, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

İşbay İnş. Tem. Tur. Sağ. Hiz. Elk. Gıd. Bilg. Tic. Ltd. Şti.,

Mebusevleri Mah. İller Sok. No: 23/2 Tandoğan Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı,

Eskişehir Yolu 9.Km.  06530 Çankaya/ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/141712İhale Kayıt Numaralı "Dokümanların Ayıklaması, Tasnifi, Taranması, Dizin İşlemine Tabi Tutulması ve EBYS ye Kaydedilmesi İçin Personel Çalıştırılması" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 24.11.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen "Dokümanların Ayıklaması, Tasnifi, Taranması, Dizin İşlemine Tabi Tutulması ve EBYS ye Kaydedilmesi İçin Personel Çalıştırılması" ihalesine ilişkin olarak İşbay İnş. Tem. Tur. Sağ. Hiz. Elk. Gıd. Bilg. Tic. Ltd. Şti.nin 02.12.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 07.12.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.12.2015 tarih ve 95263 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.12.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2015/3221 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerine bırakılan isteklinin teklifi ile birlikte sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin idarece belirlenen benzer iş tanımına uygun olmadığı, bu sebeple idarece alınan İhale Komisyonu Kararı nın İdari Şartname nin 32. ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği nin 48. ve 56 ıncı maddelerine aykırı olarak alındığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname nin "İhale konusu işe ilişkin bilgiler" başlıklı 2 nci maddesinde "2.1. İhale konusu hizmetin; a) Adı: Dokümanların ayıklaması, tasnifi, taranması, dizin işlemine tabi tutulması ve EBYS ye kaydedilmesi için Personel Çalıştırılması

b) Miktarı ve türü: 27 kişi ile 36 aylık personel hizmeti alımı. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğü Eskişehir Yolu 9. km. Lodumlu Çankaya/Ankara" düzenlemesi ile,

Aynı Şartname nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri" başlıklı 7 nci maddesi kapsamında "7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler: "7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80 inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri, sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 15 den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70 ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10 unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30 undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde, iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. İş ortaklığında teknolojik ürün deneyim belgesini sunan ortağın kendisine ait iş deneyim tutarına ilişkin asgari yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. Konsorsiyum ortağının teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde ise, belgeyi sunduğu kısım veya kısımlar için iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.

7.5.2. Bu Madde boş bırakılmıştır.

7.5.3. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir: Dokümanların ayıklaması, tasnifi, taranması, dizin işlemine tabi tutulması ve EBYS ye kaydedilmesi işlemleri." düzenlemesine yer verilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği nin  "İş deneyimini gösteren belgeler" başlıklı 39 uncu maddesinde "İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; teknolojik ürün deneyim belgesinin ve yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

            a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

            b) işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80 inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleriyle ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

            c) ilgili hizmet işleri dahil hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilecek danışmanlık hizmetlerinde, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 38 inci maddesinde düzenlenen iş deneyimini gösteren belgelerin,

istenilmesi zorunludur.

          ...

            (6) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren belgenin sunulması zorunludur.       

            (7) Tüzel kişi tarafından sunulan iş deneyimini gösteren belgenin, ihale veya son başvuru tarihinden geriye doğru en az bir yıldır kesintisiz olarak aynı tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, bu ortağa ait iş deneyimini gösteren belgeler teminat süresi sonuna kadar başka bir tüzel kişiye kullandırılamaz.

          ..." hükmü,

            Anılan Yönetmeliğin "Değerlendirmeye ilişkin esaslar" başlıklı 48 inci maddesinde "(1) İhale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgeler değerlendirmeye alınır. Birden çok iş deneyimini gösteren belge hiçbir şekilde toplanamaz.

            (2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz.

            (3) İş deneyimini gösteren belgeler, belge sahibi gerçek veya tüzel kişiler dışındaki aday veya istekliler tarafından kullanılamaz, devredilemez, kiraya verilemez ve satılamaz. İş deneyimini gösteren belge sahiplerinin kuracakları veya ortak olacakları tüzel kişiliklerin katılacakları ihalelerde bu belgelerin tüzel kişilik adına kullanılabilmesi için belge sahibinin en az bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması, her ihalede bu oranın aranması ve teminat süresince (kabule kadar) bu oranın muhafaza edilmesi zorunludur.

            (4) Birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan süresi belirli bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, sözleşme süresi ile sınırlı olmak üzere yapılan işin tutarı iş deneyim tutarı olarak kabul edilir.

            (5) İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde ortakların iş deneyim tutarı, iş ortaklığındaki hisse oranı esas alınarak belirlenir. Ancak ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, iş ortaklığının iş deneyim tutarı, ortakların hisse oranlarına bakılmaksızın belge tutarı esas alınarak hesaplanır.

..." hükmü,

          Aynı Yönetmeliğin "Tanımlar" başlıklı 3 üncü maddesinde "Bu Yönetmeliğin uygulanmasında 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesindeki tanımlar yanında;

          a) Benzer iş: İhale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işleri,

          ... ifade eder."  hükmü,

             Yönetmeliğin "Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması" başlıklı 56 ncı maddesinde ise "(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

            (2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

            (4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

            (5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

          (6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.

          (7) Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunduğu tespit edilen isteklilere ait teklifler değerlendirme dışı bırakılır." hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği nin "İş deneyimini gösteren belgeler ve benzer işe ilişkin hususlar" başlıklı 72 nci maddesinde de "...72.3. Birden fazla işin benzer iş olarak belirlenmesi halinde bu işlerin birlikte mi yoksa ayrı ayrı mı benzer iş olarak kabul edileceğinin şartnamede belirtilmesi gerekmektedir. Şartnamede bu konuya ilişkin bir açıklık bulunmaması halinde, benzer iş olarak belirlenen işlerin her birinin ayrı ayrı benzer iş olarak kabul edilmek suretiyle değerlendirme yapılması zorunluluğu bulunmaktadır." açıklamasına yer verilmiştir.

          Başvuru sahibi ihale üzerine bırakılan isteklinin teklifi ile birlikte sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin ihale konusu iş ve benzer iş tanımına uygun olmadığı,  iş deneyim belgesi ile ilgili olarak da İdari Şartname nin "İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi" başlıklı 32 nci maddesi ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği nin "Değerlendirmeye ilişkin esaslar" başlıklı 48 inci maddesi ve "Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması" başlıklı 56 ncı maddesinde yer alan düzenlemelere aykırı olarak ihalenin sonuçlandırıldığını iddia etmiş olup,

Bu kapsamda ihale üzerine bırakılan Onurel İş Sağlığı ve Güvenliği Sosyal Hizmetler İnş. San. Tic. Ltd. Şti.ne ait teklif dosyasında 2 adet iş deneyim belgesi sunduğu, söz konusu belgeler üzerinde 11.12.2015 tarihli "Aslı idarece görülmüştür." ibaresinin yer aldığı, ayrıca idarece düzenlenen 24.11.2015 tarihli Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı nda da ilgili bölümde iş deneyim belgesinin mevcut olduğunun belirtildiği öte yandan ihale işlem dosyasında bilgi eksikliğinin tamamlatıldığına ilişkin herhangi bir resmi yazışmanın yer almadığı tespit edilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan Onurel İş Sağlığı ve Güvenliği Sosyal Hizmetler İnş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere sunulan belgeler incelendiğinde,

            24.12.2013 sözleşme tarihli, 7.555.139,82 TL belge tutarlı, işin adının personel çalıştırılmasına dayalı genel temizlik hizmet alımı olarak belirtildiği ve sözleşme konusu işin, incelemeye konu ihalenin ihale konusu iş veya benzer iş tanımına uygun olmadığı,

23.03.2011 sözleşme tarihli, 4.339.923,67 TL belge tutarlı, işin adının 122 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kullanım veri Giriş Hizmet Alımı olarak belirtildiği ve sözleşme konusu işin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği nin "Tanımlar" başlıklı 3 üncü maddesinde düzenlenen benzer iş tanımı kapsamında değerlendirildiğinde incelemeye konu ihalenin ihale konusu iş veya benzer iş tanımına benzer olduğu, söz konusu isteklinin 3.000.836,16 TL teklif ettiği, idari şartnamede iş deneyim belgesi için istenilen oranı (3.000.836,16×%15) 450.125,426 TL sağladığı görülmüştür.

Nihai olarak, ihale üzerine bırakılan isteklinin teklifi kapsamında iki adet iş deneyim belgesi sunduğu görülmekle birlikte, idarece kabul edilerek değerlendirmeye alınan iş deneyim belgesinin 28009-H-KD-1-1 sayılı ve 17.06.2015 tarihli iş bitirme belgesi olduğu, Anılan Tebliğ in 72.3 üncü maddesinde belirtildiği üzere İdari Şartname de benzer işlerin birlikte mi ayrı ayrı mı değerlendirileceğine ilişkin bir açıklama yapılmaması durumunda benzer iş olarak belirlenen işlerin her birinin ayrı ayrı benzer iş olarak kabul edilerek değerlendirilmesi gerektiği, 25.11.2015 tarihli alınan ihale komisyonu kararının yukarıda yer alan ihale dokümanı ve mevzuat düzenlemelerine uygun olarak alındığı sonucuna varıldığından başvuru sahibinin iddiası uygun bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun un 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun un 54 üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Dr. Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi