16.12.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.H.[3997].(0260)./2011-53E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İstanbul Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından 05.08.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Malzemeli Yemek Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Vurallar Temizlik Teks. Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 16.11.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 17.11.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 28.11.2011 tarih ve 50691 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.11.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince ihalenin 1 ve 4 üncü kısımlarına ilişkin olarak düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; teklif mektuplarının her sayfasında imzaları bulunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesinde inceleme konusu ihalenin birim fiyat üzerinden teklif alınmak suretiyle kısmi teklife açık olarak 5 kısım için gerçekleştirildiği, başvuru sahibi Vurallar Temizlik Teks. Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 1, 2, ve 4 üncü kısımlar için teklif verdiği, anılan firmadan 2 nci kısım için aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, ancak birim fiyat teklif mektubunun uygun olmadığının anlaşılması üzerine teklif sunduğu bütün kısımlar için değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi Vurallar Temizlik Teks. Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan birim fiyat teklif mektubunun iki sayfadan oluştuğu ve söz konusu teklif mektubunun sadece ikinci sayfasının ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişiler tarafından imzalandığı, ilk sayfasında ise herhangi bir imza ya da kaşe bulunmadığı tespit edilmiştir.

Birim fiyat teklif cetvelinin ise ihale dokümanı kapsamında verilen standart forma uygun bir şekilde tek sayfadan oluşacak şekilde hazırlandığı ve yetkili kişi tarafından ticaret unvanı belirtilmek suretiyle imzalandığı görülmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30 uncu maddesinde;“Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuru ve teklif mektuplarının şekli” başlıklı 53 üncü maddesinde;“(1) Başvuru ve teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması.

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

(3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.

(4) Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı ayrı yazmak suretiyle imzalarlar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.

(5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükmü ve söz konusu teklif mektubu birlikte değerlendirildiğinde, teklif mektubunun her sayfasında taahhüt içeren hususların bulunduğu bu nedenle birden fazla sayfadan oluşan teklif mektuplarında her bir sayfanın imzalanması gerektiği, dolayısıyla başvuru sahibi tarafından ilk sayfası imzasız bir şekilde idareye sunulan teklif mektubunun değerlendirmeye alınmamasına yönelik idari işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince ihalenin 1 ve 4 üncü kısımlarına ilişkin olarak itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikayet dilekçesinde özetle; “teklif mektuplarının her sayfasında imzaları bulunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının yerinde olmadığı” iddiasına yer vermiştir.

1- Başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan birim fiyat teklif mektubunun iki sayfadan oluştuğu ve söz konusu teklif mektubunun sadece ikinci sayfasının ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişiler tarafından imzalandığı, ilk sayfasında ise herhangi bir imza ya da kaşe bulunmadığı anlaşılmıştır.

Birim fiyat teklif cetvelinin ise ihale dokümanı kapsamında verilen standart forma uygun bir şekilde tek sayfadan oluşacak şekilde hazırlandığı ve yetkili kişi tarafından ticaret unvanı belirtilmek suretiyle imzalandığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30 uncu maddesinde;“Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuru ve teklif mektuplarının şekli” başlıklı 53 üncü maddesinde;“(1) Başvuru ve teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması.

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

(3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.

(4) Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı ayrı yazmak suretiyle imzalarlar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.

(5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Ayrıca, anılan Yönetmeliğin KİK015.3./H No’lu eki Standart form birim fiyat teklif cetvelinin 8 no’lu dipnotunda ise; “Teklif vermeye yetkili kişi tarafından her sayfası ad ve soyadı/ticaret unvanı yazılarak imzalanacaktır. Teklifin ortak girişim (iş ortaklığı veya konsorsiyum) olarak verilmesi halinde, teklif mektubu bütün ortaklar veya yetki verdikleri kişiler tarafından imzalanacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

Birim fiyat teklif mektubunun ne şekilde hazırlanmasına ilişkin açıklamalar içeren dipnotlarda ise, söz konusu belgenin her sayfasının yetkili kişilerce imzalanmasına yönelik bir düzenlemeye yer verilmediği görülmektedir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden ve açıklamalardan, teklif dosyaları kapsamında sunulan birim fiyat teklif cetvellerinin her sayfasının yetkili kişilerce ad ve soyad ya da ticaret unvanı belirtilmek suretiyle imzalanmasının zorunlu olduğu ancak aynı zorunluluğun birim fiyat teklif mektupları için bulunmadığı anlaşılmaktadır.

Ayrıca, birden fazla sayfadan oluşan bir belgenin son sayfasının yetkili kişilerce kamu ihale mevzuatında öngörüldüğü şekilde ad, soyad ve unvan belirtilmek suretiyle imzalanmasının aksi öngörülmediği müddetçe, bütün sayfalardaki taahhütlerin imza sahibi tarafından kabul edildiği anlamına geleceği düşünülmektedir.

Dolayısıyla, yukarıda yer verilen açıklamalar çerçevesinde, başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan teklif mektubunun geçerli olarak kabul edilerek teklifinin değerlendirmeye alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

2- İncelemeye konu ihalenin 5 kısımdan oluştuğu, idare tarafından 2 nci kısma verilen teklifler aşırı düşük bulunarak aşırı düşük sorgulamaya tabi tutulduğu ve ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda ihalenin 2.707.344,00 TL bedel karşılığında Avira Gıda’nın üzerinde bırakıldığı, görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “teklif fiyata dahil masraflar” ve “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, geçerli tekliflerin tamamının yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre aşırı düşük olmadığı, en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece hiçbir isteklinin teklifine ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin karara bağlanması gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının objektif kriterlerinin var olmadığı düşünülmektedir.

Netice itibariyle;

a) Vurallar Temizlik Teks. Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklif dosyası kapsamında sunulan teklif mektubunun geçerli olarak kabul edilerek teklifinin değerlendirmeye alınması gerektiği,

b) İncelemeye konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaması gerektiği yönündeki düşüncemizle,

Kurul kararına katılmıyoruz.

Ali Kemal AKKOÇ Adem KAMALI

Kurul Üyesi Kurul Üyesi